Giải phóng dung lượng Gmail nhanh nhất

Gmail là công cụ gửi email miễn phí, được sử dụng phổ biến nhưng sau một thời gian thì dung lượng bị đầy, người dùng sẽ không gửi hay nhận được email. Vậy làm sao để giải phóng dung lượng Gmail một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất… mà không xóa những email quan trọng?

Trên giao diện Gmail có thanh tìm kiếm và muốn dọn dẹp dung lượng Gmail, các thao tác đều bắt đầu từ đó. Đầu tiên là xóa các thư chứa tập tin đính kèm. Như nếu muốn tìm các thư nào có tập tin đính kèm dạng MP3, gõ mp3 trên thanh tìm kiếm, còn nếu muốn tìm tài liệu thì nhập doc hay docx và enter thì gần như ngay lập tức các email có file mp3, doc hiện ra. Mail chứa file PDF cũng thao tác tương tự, thay vào đó gõ PDF đều hiện ra và hãy xóa hết những thư nào không còn đụng đến hoặc đã quá cũ. Còn khi nhận thấy tập tin đó quan trọng hãy lưu nó về máy tính trước khi xóa. 

Email quá dung dượng do kích thước file quá nhiều hay quá nặng và trong hàng ngàn email thì khó nhớ ra email nào chứa file dung lượng lớn hay dung lượng nhỏ, nên cần có cách để lọc dung lượng trong file đính kèm ở email: dùng cụm từ larger, ta có thể tìm ra những thư chứa file đính kèm lớn hơn một mức dung lượng nào đó, như gõ larger:5m trên thanh công cụ của Gmail, tức thì các email chứa file lớn hơn 5MB sẽ xuất hiện, ta chỉ việc chọn và xóa. 

Những email mà chúng ta thấy có thêm hình ảnh, trang trí các kiểu thì đó chính là thư ở định dạng HTML. Thường một thư như vậy không chiếm bao nhiêu dung lượng, nhưng cả ngàn thư sau nhiều năm thì đấy cũng là nguyên nhân khiến Gmail nhanh đầy. Chính vì thế, nếu không có nhu cầu xài định dạng HTML thì hãy thiết lập cho Gmail gửi thư ở dạng văn bản thuần, như vậy chúng ta sẽ tiết kiệm được nhiều dung lượng hơn bằng cách làm ở trong khung soạn thảo. Nhấn vào mũi tên nhỏ nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình, chọn Plain text mode.

Chúng ta lại một lần nữa sử dụng công cụ tìm kiếm trên Gmail để lọc những thư nhận từ nhiều năm trước. Tất cả những gì cần đó là gõ older_than:2y để hiển thị những thư nào đã cũ hơn 2 năm. Còn nếu muốn dọn trống hơn nữa thì có thể thử 4y, tức giới hạn chỉ là các thư cũ hơn 4 năm. Khi kết quả đã xuất hiện, chọn hết thư quá cũ, nhấn biểu tượng thùng rác là xong. Nếu như muốn tìm và xóa các thư đã đọc, bạn sử dụng từ khóa in:inbox is:read. Bằng cách này, bạn không phải tìm kiếm hàng ngàn email một cách thủ công. 

Cũng cần lưu ý, với Gmail, thư được xóa vẫn chưa biến mất hoàn toàn, chúng sẽ được di chuyển vào một khu vực riêng gọi là thùng rác và chỉ khi nào người dùng xóa thư trong thùng rác thì không gian lưu trữ mới thật sự được giải phóng. Để truy cập khu vực này, bạn có thể nhấn vào mục Thùng rác (Trash), sau đó chọn hết các email ở đây và xóa chúng. Đừng quên xóa luôn cả thư mục Spam/Junk mail, đây là nơi chứa các thư rác mà Gmail tự động lọc ra cho người dùng. 

Nếu không thể xóa được email vì một lý do nào đó, bạn có thể tải chúng về để lưu trữ trong máy của mình rồi sau đó hãy xóa trên Gmail. Bằng cách sử dụng một ứng dụng trên PC, ví dụ như Thunderbird hay ứng dụng email có sẵn trong Windows hoặc OS X, có thể tải về các thư này, sau đó xuất ra để lưu giữ vào một chỗ nào đó rồi hẵng xóa. 

Hiện tại, tổng dung lượng mà một người dùng Gmail sở hữu là 15GB, tăng gấp 15 lần kể từ khi dịch vụ này ra mắt năm 2004. Dùng nhiều cũng đến lúc đầy nên việc giải phóng bộ nhớ để giúp Gmail “lưu thông” là điều tất yếu nhằm tránh tình trạng Gmail vượt quá dung lượng cho phép, gởi email cũng không được, nhận email cũng không xong… gây ảnh hưởng đến công việc hàng ngày!

BÁ TÂN (SGGPO)