Hiệu quả từ việc tích hợp hệ thống quản lý kết hợp các công cụ cải tiến năng suất chất lượng

ĐTO - Theo các chuyên gia, hướng đến sự tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp (DN) cần đẩy mạnh việc tích hợp các hệ thống quản lý nhằm mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc thúc đẩy năng suất, chất lượng, bảo vệ môi trường…

Công cụ 5S

Hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System) là tích hợp tất cả các hệ thống, quy trình của một tổ chức thành một khung hoàn chỉnh, cho phép một tổ chức hoạt động như một đơn vị duy nhất với các mục tiêu thống nhất. Theo đó, việc sáp nhập này giúp DN hợp lý hóa công tác quản lý, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả...

Hiện nay, đa phần DN chưa có khả năng tự cải tiến và chuẩn hóa các công việc hàng ngày với quy trình cụ thể để hướng đến một mục tiêu, chính sách nhất định. Khi quy mô hoạt động ngày càng lớn dần, với cách vận hành tự phát sẽ dẫn đến thiếu sự bài bản, không chuyên nghiệp, kiểm soát thiếu chặt chẽ sẽ gây ra một số vấn đề tại DN như: sản phẩm lỗi, khiếu nại của khách hàng, không có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức, thay đổi thường xuyên các hoạt động...

Trước thực trạng này, DN cần áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Việc xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn và được bên thứ 3 đánh giá chứng nhận, bước đầu giúp DN củng cố và xây dựng được hệ thống quản lý một cách chuyên nghiệp. Đồng thời góp phần vào việc cung cấp sản phẩm ổn định về mặt chất lượng, giảm thiểu sai sót, các hoạt động giữa các bộ phận nhịp nhàng với nhau. Điều này đáp ứng được tính hiệu lực của hoạt động quản lý.

Khía cạnh khác, các tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý mang tính “phổ quát” cao, được xây dựng để áp dụng cho mọi loại hình hoạt động của các tổ chức, DN khác nhau. Do đó, các tiêu chuẩn này chỉ đưa ra yêu cầu “phải làm gì” nhưng không hướng dẫn, chỉ ra “phải làm như thế nào”. Vì vậy, việc “phải làm như thế nào” để xây dựng và áp dụng một hệ thống nào đó, tổ chức, DN phải tìm một phương pháp, kỹ thuật, cách thức, công cụ vừa phù hợp với thực tế hoạt động tại đơn vị vừa đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn.

Hiện nay, nhiều tổ chức đạt chứng nhận các hệ thống quản lý tích hợp cùng lúc như: ISO 9001, ISO 22000, HACCP hay ISO 9001 và ISO 14001... Chứng nhận này được thực hiện bởi các tổ chức chứng nhận độc lập sẽ giúp sản phẩm của DN tạo lòng tin cho khách hàng và đối tác trên thị trường.

Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường hiện nay, yếu tố chất lượng sản phẩm, dịch vụ chưa đủ để giữ chân được khách hàng. Để phát triển, doanh nghiệp cần giảm được chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng suất lao động, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng. Đây chính là mấu chốt, yếu tố vô cùng quan trọng để DN tồn tại. Nói cách khác, DN ngoài đảm bảo tính hiệu lực còn phải có tính hiệu quả của hoạt động quản lý. Thực tế cho thấy, các DN đều mong muốn điều này, tuy nhiên, chưa nhiều DN biết cách để giảm thiểu chi phí, gia tăng năng suất lao động.

Mô hình Tích hợp các hệ thống quản lý tiên tiến

Trước thực tế này, vai trò của các công cụ cải tiến năng suất chất lượng trở nên quan trọng. Tích hợp hệ thống quản lý kết hợp các công cụ cải tiến năng suất chất lượng đang được ứng dụng trên toàn thế giới nhằm đảm bảo cho DN vận hành tác nghiệp một cách hiệu quả. Với mỗi DN khác nhau, việc áp dụng, tích hợp công cụ nâng cao năng suất sẽ không giống nhau tùy thuộc vào ngành nghề sản xuất, kinh doanh. Nhờ các công cụ này giúp các DN giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất, tiết kiệm nhân lực, thời gian, nguyên, nhiên liệu, năng lượng và cải tiến năng suất đáng kể.

Hiện nay, chưa có nghiên cứu nào áp dụng công cụ năng suất chất lượng để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản nào đó của hệ thống mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc công cụ cải tiến năng suất chất lượng (5S, KPI, Lean, Kaizen, QCC, 7 QC Tool...). Vì vậy, cần có phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng để hướng dẫn DN và các chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng tại DN.

Một hệ thống quản lý tích hợp của 2 hay nhiều tiêu chuẩn với công cụ năng suất chất lượng sẽ bao gồm: các chính sách, mục tiêu, nguồn lực, mối quan tâm bên ngoài và bên trong tổ chức, các quá trình, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo được áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Khi đó, việc duy trì áp dụng tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng sẽ giúp DN tối ưu các nguồn lực, mang lại lợi ích về tính hiệu lực của các hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm và sức khỏe nghề nghiệp; làm giảm thiểu sự không đồng nhất giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ, giảm nhẹ hệ thống tài liệu, rút ngắn được thời gian so với áp dụng hệ thống riêng lẻ; kiểm soát các quá trình; hạn chế rủi ro, sự cố về vệ sinh an toàn thực phẩm về môi trường, tai nạn lao động... Từ đó nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của DN; tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý; xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện: giảm thiểu các sai lỗi, sản phẩm không phù hợp; cải tiến quy trình hoạt động sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng; đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo luật định...

Điều này còn giúp DN chứng minh với khách hàng tinh thần trách nhiệm với định hướng phát triển bền vững; đồng hành cùng cộng đồng, xã hội và bảo vệ môi trường; tăng doanh thu và lợi nhuận cho DN; tăng thu nhập đối với người lao động...

Cẩm Tú