Xin lỗi cá nhân, tổ chức vì sự sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính

UBND tỉnh Đồng Tháp đã ban hành Quy chế hướng dẫn xin lỗi cá nhân, tổ chức vì sự sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, Quy chế này quy định về các trường hợp phải xin lỗi, trách nhiệm và quy trình thực hiện việc xin lỗi của cán bộ, công chức, viên chức (CCVC) và các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố, UBND xã, phường, thị trấn khi để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; không áp dụng đối với các trường hợp vi phạm các quy định tại Điều 3 của Luật Phòng, chống tham nhũng và Điều 13 của Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước.

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TP.Cao Lãnh. Ảnh: Thanh Phong

Cụ thể, hồ sơ của cá nhân, tổ chức do CCVC tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả nhưng qua thẩm tra, CCVC được phân công giải quyết hồ sơ hoặc cơ quan phối hợp trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ thành phần, hoặc nội dung hồ sơ không đúng theo quy định do lỗi của CCVC tiếp nhận hồ sơ thì trả hồ sơ lại cho CCVC tiếp nhận hồ sơ. CCVC tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm liên hệ qua số điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp cá nhân, tổ chức để đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Khi cá nhân, tổ chức đến bổ sung hồ sơ, CCVC tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển Thư xin lỗi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức. Thư xin lỗi do Chánh Văn phòng ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan, đơn vị; đối với UBND cấp xã do lãnh đạo UBND ký Thư xin lỗi cá nhân, tổ chức. Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ qua đường bưu chính, hoặc những thủ tục hành chính có quy định thêm thời gian để thẩm tra trước khi giải quyết, thì việc đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ không được xem là sai sót của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp quá hạn giải quyết do lỗi của CCVC giải quyết hồ sơ (bao gồm CCVC giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông) không đảm bảo thời hạn quy định có trách nhiệm báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và CCVC tiếp nhận hồ sơ biết về tiến độ đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn giải quyết xong. CCVC tiếp nhận hồ sơ thông báo qua số điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp thông báo cá nhân, tổ chức biết trước ít nhất 1 ngày so với thời hạn trả kết quả về tiến độ đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn trả kết quả lần sau để cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả. CCVC giải quyết hồ sơ để xảy ra tình trạng quá hạn chịu trách nhiệm trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký Thư xin lỗi để chuyển cho CCVC tiếp nhận hồ sơ. Đến ngày cá nhân, tổ chức nhận kết quả, CCVC tiếp nhận hồ sơ chuyển Thư xin lỗi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức.

Trường hợp kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sự sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị, khi cá nhân, tổ chức phát hiện kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sai sót và yêu cầu khắc phục; thủ trưởng cơ quan, đơn vị tiến hành kiểm tra, nếu phát hiện sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị thì chỉ đạo CCVC giải quyết hồ sơ khắc phục trong thời gian sớm nhất. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xảy ra sai sót có trách nhiệm xin lỗi cá nhân, tổ chức bằng Thư xin lỗi và gửi kèm theo kết quả giải quyết để trả cho cá nhân, tổ chức vào ngày hẹn trả kết quả; đồng thời chỉ đạo CCVC trả kết quả tại địa điểm cá nhân, tổ chức yêu cầu (có thể trả kết quả qua đường bưu chính).

Ngoài ra, Quy chế còn hướng dẫn về hình thức xử lý kỷ luật đối với CCVC để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính. Quy chế được ban hành với mục đích nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, CCVC trong giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức, đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác, minh bạch, kịp thời theo quy định; hạn chế thấp nhất tình trạng sai sót, quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính; tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính. Qua đó, cá nhân, tổ chức kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết thủ tục hành chính, góp phần phòng, chống tiêu cực, củng cố lòng tin của nhân dân đối với các cấp chính quyền.

Minh Thùy